Metodologi penelitian bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai alur pelaksanaan Tracer Study UPY, dimulai dari tahapan perencanaan dan persiapan hingga diperolehnya kesimpulan dan buku laporan penelitian. Pada metodologi penelitian ditunjukkan gambaran besar skema pengerjaan Tracer Study UPY secara terstruktur dan sistematis. Pelaksanaan Tracer Study UPY dimulai dengan tahap persiapan dan perencanaan.

Populasi dalam pada Tracer Study UPY yaitu Seluruh Alumni UPY yang terdiri dari Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Fakultas Sains dan Teknologi, Fakultas Bisnis dan Fakultas Pertanian. Menyadari sulitnya untuk mendapatkan informasi bagi seluruh alumni, maka pengumpulan data dilakukan menggunakan sampel. Teknik sampling yang digunakan adalah dengan convinient sampling, yakni teknik sampling yang diambil berdasarkan kemudahan, yakni mereka yang bersedia mengisi.

Langkah awal yang dilakukan adalah penyusunan rencana kerja, seperti penetapan tujuan survei, target responden, lama waktu penelitian dan teknis pelaksanaan survei. Langkah berikutnya adalah penyusunan kuesioner dengan mengadopsi beberapa Core Questionnaire yang secara lengkap. Pada tahap ini juga pengumpulan database alumni dilakukan. Database Alumni UPY dapat dilihat di dataalumni.upy.ac.id. Ketika database akhir alumni diperoleh maka langkah selanjutnya adalah uji coba sistem kuesioner oleh surveyor sebagai perwakilan dari alumni. Kuesioner yang digunakan oleh Divisi Tracer dan Alumni UPY berupa kuesioner online yang dapat diakses melalui tracerstudy.upy.ac.id. Kuesioner ini didapatkan dari Halaman PKTS Ristek Dikti http://tracerstudy.kemdikbud.go.id/. Setelah sistem kuesioner lolos uji coba maka kuesioner siap digunakan.

Tahap kedua, yang dilaksanakan selama tiga bulan oleh Divisi Tracer Study UPY, merupakan tahapan krusial pada pelaksanaan Tracer Study UPY.. Jika pada tahap pengumpulan data alumni jumlah responden yang mengisi kusioner kurang atau bahkan jauh dari target maka tujuan dari penyelenggaraan Tracer Study kemungkinan besar tidak dapat tercapai dengan baik. Pada tahap ini pertemuan antara surveyor dengan Divisi Tracer Study dan Alumni UPY dilakukan setiap bulan. Pertemuan ini bertujuan untuk membahas teknis, proses dan kendala yang terjadi. Peranan surveyor menjadi salah satu kunci suksesnya pemenuhan target responden. Hal ini dikarenakan kedekatan surveyor sebagai teman seangkatan dianggap lebih mampu menggerakkan alumni untuk mengisi kuesioner.

Alumni yang tidak/belum mengisi kuesioner dapat disebabkan oleh beberapa hal, antara lain kurangnya motivasi, alamat email (informasi kontak) salah atau karena kesibukan. Pada prosesnya, alumni yang tidak/belum mengisi kuesioner dilaporkan kepada surveyor. Hal ini dimaksudkan agar surveyor dapat membantu Divisi Tracer Study dan Alumni UPY terutama untuk memperbaiki kesalahan alamat email, mengingatkan alumni untuk mengisi kuesioner (reminder) dan memberikan motivasi tambahan dalam pengisian kuesioner. Email blast dilakukan oleh Divisi Tracer Study dan Alumni UPY secara terjadwal satu kali setiap bulannya. Penambahan pengiriman email dilakukan sesuai dengan permintaan surveyor jika dirasa perlu. Database alumni terus diperbarui selama proses pengumpulan data alumni berjalan hingga ditutupnya pengisian kuesioner.

Metode pendekatan kepada responden sedikit berbeda ketika memasuki bulan ketiga. Alumni yang belum mengisi kuesioner pada bulan ketiga mendapatkan Whatss App dari Surveyor pada minggu kedua, ketiga dan keempat. Jeda waktu pelaksanaan Whatss App perlu diperhatikan agar tidak bertumpuk dengan pelaksanaan email blast. Jika target responden belum terpenuhi saat menginjak minggu terakhir maka alumni akan dihubungi melalui telepon Whatss App. Kontak melalui telepon Whatss App dilakukan berdasarkan rekomendasi surveyor yang didapatkan dari dataalumni.upy.ac.id

Data yang didapatkan yaitu data kuantitatif sesuai dengan jenjang kriteria dalam hasil Tracer Study UPY. Data kuantitatif yang telah terkumpul akan langsung masuk ke website UPY secara otomatis yang berada pada Hasil Tracer Study dan dialamnya terdapat data penelitian. Sementara data kualitatif dikumpulkan berdasarkan similarity jawaban, kemudian dicari jumlahnya. Hasil analisis dituangkan dalam bentuk laporan yang memuat in formasi statistik dan rekomendasi. Selanjutnya dari hasil analisis tracer study dibuat laporan hasil tracer study yang kemudian hasilnya dikirimkan keseluruh pimpinan di lingkungan Universitas PGRI Yogyakarta.